Tôi đã bay hơn 100 chuyến bay chỉ để họp nhưng sau này tôi mới hiểu, nhiều cuộc họp thật ra không tồn tại để họp.
Có giai đoạn, gần như tháng nào tôi cũng phải bay 3–4 lần từ Singapore về chỉ để tham gia các cuộc họp cấp tập đoàn.
Có những chuyến bay chỉ để ngồi vài tiếng quanh một cái bàn, nhưng trước đó tôi vẫn phải mở laptop làm tài liệu trên máy bay, dưới ánh đèn đọc sách, rồi sau đó bước vào phòng họp để nghe những thứ mà nếu nhìn trên bề mặt, hoàn toàn có thể xử lý bằng email, bảng số liệu, hoặc một cuộc gọi nhanh 15 phút.
Lúc đầu tôi cũng nghĩ chắc cuộc họp đó quan trọng lắm. Nếu không quan trọng, tại sao phải kéo một người từ nước khác về, tốn vé máy bay, tốn thời gian, tốn cả một ngày chỉ để ngồi nghe?
Nhưng càng ngồi nhiều cuộc họp, càng nhìn gần cách một bộ máy vận hành, tôi càng nhận ra một chuyện hơi phũ phàng.
Có những cuộc họp không thật sự tồn tại để nghe bạn nói gì. Nó tồn tại để xem con người phía sau lời nói đó là ai.
Lúc trẻ, tôi từng nghĩ họp là nơi ai có lập luận tốt hơn thì người đó thắng. Chắc do mình chưa giỏi tiếng hay do mình nói chưa đủ rõ, hoặc số liệu của mình chưa đủ mạnh, cách trình bày của mình chưa đủ tự tin.
Cho nên ý kiến của mình không được nghe.
Sau này tôi mới hiểu, trong công ty, ý kiến đúng chưa chắc thắng. Ý kiến đúng chỉ có lực khi người nói có đủ trọng lượng phía sau.
Tôi từng có những cuộc họp chuẩn bị rất kỹ. Số liệu có. Lý do có. Phương án có. Trong đầu tôi nghĩ lần này chắc ổn rồi, nói như vậy thì ai cũng sẽ hiểu.
Nhưng vào phòng họp mới thấy, thứ quyết định không chỉ nằm ở file trình chiếu.
Có người chỉ cần hỏi một câu rất ngắn, cả phòng im lại. Người thì nói rất nhiều, nhưng không ai thật sự ủng hộ và cũng có người gần như không phát biểu, nhưng chỉ cần họ nhìn sang một người khác, giọng của người kia đã hạ xuống.
Có người phản biện nghe rất hợp lý, đến lúc bị hỏi:
“Vậy nếu làm theo hướng này mà sai thì ai đứng ra chịu?”, căn phòng bỗng dưng yên hẳn.
Từ đó tôi mới hiểu, rất nhiều người thua trong cuộc họp không phải vì họ sai. Họ thua vì họ chỉ nói ở lớp nội dung, trong khi căn phòng đang đo ở lớp trách nhiệm.
Muốn đọc một cuộc họp cho sâu hơn, tôi nghĩ có thể nhìn theo ba lớp.
*Lớp đầu tiên là nội dung.
Ai đang đề xuất gì? Vấn đề thật sự là gì? Dữ liệu có đủ không? Phương án nào nghe hợp lý hơn? Đây là lớp người mới đi làm thường tập trung nhiều nhất, vì nó dễ thấy nhất.
Tôi cũng từng như vậy. Mỗi lần bước vào họp là chăm chăm nghĩ mình phải nói sao cho đúng, lập luận sao cho chắc, số liệu sao cho khó bắt bẻ.
Nhưng sau một thời gian, tôi nhận ra nói đúng mới chỉ là vé vào cửa. Nó chưa đủ để người khác đi theo mình.
*Lớp thứ hai là thái độ.
Ai đang né câu hỏi khó? Ai phụ họa quá nhanh? Ai phản biện đúng chỗ? Ai đổi giọng khi quyền lợi bị chạm vào? Ai tỏ ra trung lập nhưng thật ra đang bảo vệ một phía nào đó?
Có những cuộc họp tôi ngồi im lặng nhiều hơn nói, chỉ để quan sát. Và thường, những thứ đáng xem nhất không nằm ở lúc người ta phát biểu chính thức. Nó nằm ở những khoảnh khắc rất nhỏ.
Một người bị hỏi đến phần rủi ro thì lập tức kéo phòng ban khác vào. Một người nghe sếp nói xong thì đổi ý rất nhanh, dù trước đó phản đối khá mạnh.
Một người không nói “tôi không đồng ý”, nhưng liên tục đặt câu hỏi khiến phương án kia tự yếu đi. Những thứ đó nếu chỉ nghe nội dung, bạn sẽ bỏ qua.
*Lớp thứ ba mới là lớp quan trọng nhất: trách nhiệm.
Nếu chọn phương án này, ai sẽ đứng ra gánh chịu? Nếu chuyện đi sai, ai có đủ bản lĩnh nhận phần của mình? Ai chỉ đưa ý kiến cho hay, nhưng không bao giờ muốn đứng tên sau quyết định?
Đây là điểm tôi mất khá lâu mới hiểu.
Công ty không chỉ cần người có ý kiến đúng. Công ty cần biết nếu đi theo ý kiến đó, ai sẽ chịu phần hậu quả.
Một ý tưởng đúng nhưng không có người đủ bản lĩnh đứng sau, trong mắt người ra quyết định vẫn là một rủi ro.
Ngược lại, có những ý kiến nghe rất bình thường nhưng vẫn được lắng nghe, vì người nói là người có lịch sử giữ lời, làm được việc, kiểm soát được rủi ro và không biến thất bại thành màn đổ lỗi.
Trong doanh nghiệp Nhật, điều này còn rõ hơn. Họp nhiều khi không phải nơi bắt đầu quyết định.
Nó là nơi chính thức hóa những đồng thuận đã được chuẩn bị từ trước. Trước khi vào phòng họp, nhiều người đã trao đổi riêng, dò ý nhau, xử lý khúc mắc, làm mềm phản ứng và tránh tạo bất ngờ công khai.
Nói cách khác, bạn tưởng mình đang bước vào nơi để tranh luận. Nhưng có khi người khác đã bước vào đó với một bản đồ quan hệ, một mức đồng thuận ngầm và một kết quả gần như đã hình thành.
Tôi từng có cảm giác rất khó chịu khi nhận ra chuyện đó. Vì mình bước vào phòng với tâm thế: hôm nay mình sẽ thuyết phục.
Nhưng căn phòng lại không hỏi: “Anh nói có đúng không?”
Căn phòng đang hỏi một câu khác: “Anh có đủ đáng tin để chúng tôi đi theo hướng này không?”
Hai câu đó rất khác nhau.
Một câu đo năng lực trình bày. Một câu đo lịch sử làm việc, vị trí, quyền hạn, quan hệ, khả năng giữ lời và mức độ chịu trách nhiệm.
Vì vậy mới có chuyện trong cùng một cuộc họp, một người nói rất nhiều nhưng không ai thật sự nghe, còn một người chỉ nói một câu, cả phòng đã hiểu hướng gió đổi và đồng thuận.
Không phải vì người ít nói lúc nào cũng sâu sắc. Cũng không phải vì người nói nhiều lúc nào cũng kém.
Vấn đề là trong công ty, lời nói không chỉ được cân bằng bằng logic. Nó được cân bằng bằng niềm tin, quyền duyệt ngân sách, lịch sử làm việc và mức độ người đó có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Nếu muốn có một cách thực tế hơn, lần sau khi ngồi trong cuộc họp, hãy thử nhìn năm dấu hiệu nhỏ.
- Một, ai nói xong thì việc bắt đầu được giao xuống. Người đó thường có quyền lực thật.
- Hai, ai nói rất nhiều nhưng không ai chốt theo. Người đó có thể có tiếng nói, nhưng chưa chắc có trọng lượng.
- Ba, ai im lặng nhưng khi họ nhìn sang ai đó, người kia đổi giọng. Người đó có thể không cần nói nhiều vì ảnh hưởng của họ đã nằm sẵn trong phòng họp.
- Bốn, ai luôn đẩy rủi ro sang bàn bên cạnh. Người đó đang bảo vệ mình nhiều hơn bảo vệ việc chung.
- Năm, ai có thể phản biện mà không làm người khác mất mặt. Người đó thường là người đã hiểu luật chơi sâu hơn người chỉ muốn thắng bằng lời nói.
Mấy chi tiết đó nhỏ, nhưng không hề nhỏ. Vì trong một cuộc họp, điều đáng chú ý nhiều khi không phải câu nào nghe hay nhất, mà là câu nói nào làm căn phòng đổi hướng.
Đây là điểm nhiều người trẻ hay hiểu sai.
Họ nghĩ trong họp, ai nói hay hơn thì người đó thắng. Không hẳn.
Trong công ty, nói đúng chưa chắc đã thắng. Nói đúng thời điểm, đúng vị trí, đúng lợi ích của người có quyền, và quan trọng nhất là nói từ một vị thế đủ đáng tin, lúc đó lời nói mới có lực.
Tôi không nói điều này để cổ xúy sống chính trị,
càng không khuyên ai trở nên giả tạo, khôn lỏi hay học cách chia bè phái.
Ngược lại, tôi nghĩ càng ghét chính trị công sở thì càng phải hiểu nó.
Vì nếu không hiểu, bạn sẽ tưởng mình đang thua vì kém năng lực. Trong khi nhiều khi bạn thua vì không biết căn phòng đó thật sự đang đo lường cái gì.
- Có cuộc họp đo năng lực.
- Có cuộc họp đo lòng trung thành.
- Có cuộc họp đo khả năng chịu trách nhiệm.
- Có cuộc họp đo xem ai đủ kín miệng.
- Có cuộc họp đo xem ai đủ chín để không biến cảm xúc cá nhân thành rủi ro chung.
- Có những cuộc họp không để giải quyết vấn đề.
Nó chỉ làm lộ ra bản đồ quyền lực trong công ty.
~ Lữ Minh Trí (Viết cho Meeting | Tôi đã sống như thế)