TÌM HIỂU

Áp dụng  hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.

Thạc sỹ. Phạm Đình Hưởng

Lời nói đầu  ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế ban hành có thể áp dụng cho mọi đối tượng. Việc áp dụng ISO 9000 vào doanh nghiệp  đã tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của CBCNV nâng lên rõ rệt. Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9000 hiện nay được xem là một trong những giải pháp hay nhất, cần thiết nhất để nâng cao năng lực bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Trong “Ba chương trình lớn” của  Tập đoàn CNTT thời gian tới có đoạn “…. đưa trình độ quản lý và trình độ công nghệ phát triển lên một bước  mới, coi đó là nhân tố cơ bản để làm cho Tập đoàn đi vào thời kỳ sản xuất kinh doanh lớn…”. để có một hệ thống quản lý hiện đại nhiều công ty, nhà máy trong Tập đoàn đã xây dựng và áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9000 trong bộ máy quản lý của mình . Nhưng còn rất nhiều các cơ quan, xí nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong doanh nghiệp . Sau đây tôi xin trình bày “Nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong các doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước” để các bạn tham khảo.

1.ISO là gì ?

ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa , ra đời và hoạt động từ ngày 23/2/1947. ISO có tên đầy đủ là :

“THE INTERNATIONAL ORGANNIZATION FOR TANDARDIZATION”

Các thành viên của nó là các Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới .Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy sỹ). Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha.

ISO là một tổ chức phi chính phủ . Nhiệm vụ chính của tổ chức này là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau .

ISO có trên 120 thành viên .Việt Nam là thành viên chính thức từ năm  1977 và là thành viên thứ 72 của ISO. Cơ quan đại diện là  Tổng cục tiêu chuẩn - Đo lường -  Chất lượng.

2. Lịch sử hành thành.

ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, được ban hành chính thức năm 1987, nhưng thực tế nó đã được hình thành từ rất lâu sau đại chiến 2 ở Anh Quốc và các nước Châu Âu khác cũng như Bắc Mỹ.

Năm 1955, Hiệp ước Bắc Đại tây dương đưa ra các tiêu chuẩn về chất lượng cho tàu APOLO của Nasa, máy bay Concorde của Anh- Pháp....

Năm 1969 Anh, Pháp thừa nhận lẫn nhau về tiêu chuẩn quốc phòng với các hệ thống đảm bảo chất lượng của người thầu phụ thuộc vào các thành viên của NATO.

Năm 1972, Viện tiêu chuẩn Anh ban hành tiêu chuẩn BS 4891 – Hướng dẫn đảm bảo chất lượng.

Năm 1979, Viện tiêu chuẩn Anh ban hành tiêu chuẩn BS 5750 – Tiền thân của ISO 9000.

Năm 1087, ISO công bố lần đầu tiên bộ ISO 9000 khuyến cáo áp dụng trong các nước thành viên và trên toàn thế giới.

Năm 1994, Bộ ISO 9000 được tu chỉnh lại và bổ xung thêm một số tiêu chuẩn mới.

Năm 2000, Bộ ISO 9000 được tu chỉnh nói trên lại được sửa đổi lần nữa và ban hành.

3. ISO 9000 phiên bản 2000

Bộ ISO 9000 : 2000 bao gồm 4 bộ tiêu chuẩn chủ yếu như sau :

- Bộ ISO 9000 : 2000 mô tả cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng và giải thích các thuật ngữ.

- Bộ ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức thay cho các bộ ISO 9001/9002/9003:94.

- Bộ ISO 9004 : 2000 hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.

- Bộ ISO 19011 : 2001 hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường.

Đối với nước ta hiện nay bộ ISO được coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp cho mỗi tổ chức có khả năng tạo ra sản phẩm (dịch vụ) có chất lượng thảo mãn lợi ích khách hàng . Bộ ISO 9000 có thể được áp dụng cho bất kỳ một loại hình tổ chức nào  (doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, cơ quan hành chính....). Chính vì vậy, mỗi một nước, mỗi ngành phải có sự nhận thức vận dụng cho phù hợp.

4. ISO 9001: 2000 lài gì ?

Đó là tiêu chuẩn quốc tế mới nhất về hệ thống quản lý chất lượng đã được Tổ chức Tiêu chẩn hóa Quốc tế ISO ban hành vào tháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chẩn phiên bản 1994 .

ISO 9001:2000 là phương pháp làm việc khoa học, được coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình. Xét trên các  mặt cụ thể thì ISO 9001:2000 có các lợi ích cơ bản sau đây:

- Thúc đẩy cả hệ thống làm việc tốt, đặc biệt giải phóng người lãnh đạo khỏi công việc sự vụ lặp đi lặp lại.

- Ngăn chặn được nhiều sai sót nhờ mọi người có tinh thần trách nhiệm cao và tự kiểm soát được công việc của chính mình.

- Tạo điều kiện xác định nhiệm vụ đúng và cách đạt được kết quả đúng.

- Lập văn bản các hoạt động một cách rõ ràng, từ đó làm cơ sở để giáo dục, đào tạo nhân lực và cải tiến công việc có hệ thống.

- Cung cấp cách nhận biết, giải quyết các sai sót và ngăn ngừa chúng tái diễn.

- Cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm (dịch vụ) của tổ chức và mọi hoạt động đều đã được kiểm soát.

- Cung cấp dữ liệu phục vụ cho hoạt động cải tiến.

5. Nội dung cơ bản của ISO 9001:2000

- Tạo môi trường làm việc

Môi trường làm việc là tập hợp các điều kiện để thực hiện một công việc.

Chú thích: Điều kiện bao gồm cả các yếu tố vật chất, xã hội, tâm lý và môi trường (ví dụ như nhiệt độ, hệ thống thừa nhận, ergonomic và thành phần không khí).

- Chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của một tổ chức có liên quan đến chất lượng được lãnh đạo cao nhất công bố chính thức.

- Mục tiêu chất lượng.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng.

- Sổ tay chất lượng.

- Quản lý nguồn nhân lực.

+ Xây dựng chức năng nhiệm vụ .

* Của đơn vị.

* Của từng thành viên.

+ Mô tả công việc của từng chức danh ( tên chức danh, các yêu cầu về trình độ, hiểu biết, làm đựợc những việc được giao, nhiệm vụ giao , quyền hạn và người thay thế khi vắng mặt).

Quản lý hệ thống văn bản, tài liệu văn thư lưu trữ.

Các quy trình làm việc .

6 Các thuật ngữ cơ bản.

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trên toàn quốc đòi hỏi phải có một hệ thống thuật ngữ thống nhất. Điều đó có nghĩa là mỗi khái niệm có một tên gọi và một cách định nghĩa được mọi người hiểu như nhau. Sau đây là một số thuật ngữ thông dụng thường áp dụng  "Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000- Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng. Hà Nội 2000".

I- Một số thuật ngữ cơ bản liên quan đến chất lượng

1. Chất lượng: mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu.

2- Yêu cầu: Nhu cầu hay mong đợi đã được công bố, ngầm hiểu chung hay bắt buộc.

3 - Sự thoả mãn của khách hàng: sự cảm nhận của khách hàng về mức độ đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Chú thích 1: Các khiếu nại của khách hàng là một chỉ số chung về sự thảo mãn thấp của khách hàng, nhưng việc không có khiếu nại không có nghĩa có sự thảo mãn cao của khách hàng.

Chú thích 2: Thậm chí khi các yêu cầu của khách hàng đã được khách hàng thoả thuận và được thực hiện, điều này không đảm bảo có sự thoả mãn cao của khách hàng.

II- Một số thuật ngữ cơ bản liên quan đến quản lý

1- Hệ thống quản lý: Hệ thống để thiết lập chính sách và mục tiêu và để đạt được các mục tiêu đó.

Chú thích: Một hệ thống quản lý của một tổ chức có thể bao gồm các hệ thống quản lý khác nhau. Ví dụ như hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý môi trường.

2- Hệ thống quản lý chất lượng: hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng.

3- Chính sách chất lượng: ý đồ và định hướng chung của một tổ chức có liên quan đến chất lượng được lãnh đạo cao nhất công bố chính thức.

Chú thích 1: Nói chung chính sách chất lượng cần phải nhất quán với chính sách chung của tổ chức và cung cấp cơ sở để lập các mục tiêu chất lượng.

Chú thích 2: Các nguyên tắc của quản lý chất lượng của tiêu chuẩn này có thể tạo thành cơ sở để lập chính sách chất lượng.

4- Mục tiêu chất lượng: Điều định tìm kiếm hay nhắm tới có liên quan đến chất lượng.

Chú thích 1: Các mục tiêu chất lượng nói chung cần dựa trên chính sách chất lượng của tổ chức.

Chú thích 2: Các mục tiêu chất lượng nói chung được qui định cho các bộ phận và các cấp tương ứng trong tổ chức.

5- Quản lý chất lượng: Các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng.

Chú thích: Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng nói chung bao gồm lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng.

6- Hoạch định chất lượng: Một phần của quản lý chất lượng tập trung vào việc lập mục tiêu chất lượng và qui định các quá trình tác nghiệp cần thiết và các nguồn lực có liên quan để thực hiện các mục tiêu chất lượng.

Chú thích: Lập các kế hoạch chất lượng có thể là một phần của hoạch định chất lượng.

7- Kiểm soát chất lượng: một phần của quản lý chất lượng tập trung vào việc thực hiện các yêu cầu chất lượng.

8- Đảm bảo chất lượng: Một phần của quản lý chất lượng tập trung vào cung cấp lòng tin rằng các yêu cầu chất lượng sẽ được thực hiện.

9- Cải tiến chất lượng: Một phần của quản lý chất lượng tập trung vào nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu chất lượng.

Chú thích: Các yêu cầu liên quan đến mọi khía cạnh như hiệu lực, hiểu quả hay xác định nguồn gốc.

10- Cải tiến liên tục: Hoạt động lặp lại để nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu.

Chú thích: Quá trình lập mục tiêu và tìm cơ hội để cải tiến là một quá trình liên tục thông qua việc sử dụng các phát hiện khi đánh giá và kết luận đánh giá, phân tích dữ liệu, xem xét của lãnh đạo hay các biện pháp khác và nói chung dẫn tới các hành động khắc phục hay hành động phòng ngừa.

III- Các thuật ngữ liên quan đến tổ chức

1- Tổ chức: Nhóm người và phương tiện có sự sắp xếp bố trí trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ.

2- Khách hàng: Tổ chức hay cá nhân nhận một sản phẩm.

Chú thích: Khách hàng có thể là nội bộ hay bên ngoài tổ chức.

3- Cơ sở hạ tầng: Hệ thống các phương tiện, thiết bị và dịch vụ cần thiết cho hoạt động tác nghiệp của một tổ chức.

4- Môi trường làm việc: Tập hợp các điều kiện để thực hiện một công việc.

Chú thích: Điều kiện bao gồm cả các yếu tố vật chất, xã hội, tâm lý và môi trường (ví dụ như nhiệt độ, hệ thống thừa nhận, ergonomic và thành phần không khí).

IV- Các thuật ngữ liên quan đến quá trình và sản phẩm

1- Quá trình: Tập hợp các hoạt động có liên quan lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

Chú thích 1: Đầu vào của một quá trình thường là đầu ra của các quá trình khác.

Chú thích 2: Các quá trình trong một tổ chức thường được lập kế hoạch và được tiến hành trong điều kiện được kiểm soát để gia tăng giá trị.

Chú thích 3: Một quá trình trong đó sự phù hợp của sản phẩm làm ra không thể hay không kiểm tra xác nhận được vì lý do kinh tế thường được gọi là  "quá trình đặc biệt".

2- Sản phẩm: Kết quả của quá trình.

3- Thủ tục/ qui trình: Cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình.

V- Các thuật ngữ liên quan đến sự phù hợp

1- Sự phù hợp: Đáp ứng một yêu cầu.

2- Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng một yêu cầu.

3- Sai lỗi/ khuyết tật: Sự không thực hiện một yêu cầu liên quan đến việc sử dụng định nhắm tới hay đã qui định.

4- Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác.

5- Sự khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện.

6- Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm tàng hay các tình trạng không mong muốn tiềm tàng khác.

VI- Các thuật ngữ liên quan đến hệ thống tài liệu

1- Thông tin: Dữ liệu có ý nghĩa

2- Sổ tay chất lượng: Tài liệu qui định hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức.

Chú thích: Sổ tay chất lượng có thể khác nhau về chi tiết và khuôn khổ để thích hợp với qui mô và sự phức tạp của mỗi tổ chức.

3- Kế hoạch chất lượng: Tài liệu qui định các thủ tục và nguồn lực kèm theo phải được người nào áp dụng và khi nào áp dụng đối với một dự án, sản phẩm, quá trình hay hợp đồng cụ thể.

4- Hồ sơ: Tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.

VII- Các thuật ngữ liên quan đến xem xét

1- Kiểm tra: Việc đánh giá sự phù hợp bằng cách quan trắc và xét đoán kèm theo bằng phép đo, thử nghiệm hay định cỡ thích hợp.

2- Thử nghiệm: việc xác định một hay nhiều đặc tính theo một thủ tục.

3- Kiểm tra xác nhận: Sự khẳng định thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan rằng các yêu cầu quy định đã được thực hiện.

4- Xác nhận giá trị sử dụng: Sự khẳng định thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan rằng các yêu cầu đối với việc sử dụng đã định được thực hiện.

VIII- Các thuật ngữ liên quan đến đánh giá

1- Đánh giá: Quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để nhận được bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đã thảo thuận.

2- Chuẩn mực đánh giá: Tập hợp các chính sách, thủ tục hay yêu cầu được xác định là gốc so sánh.

3- Chương trình đánh giá: Tập hợp một hay nhiều cuộc đánh giá được hoạch định cho một khoảng thời gian nhất định và nhằm một mục đích cụ thể.

4- Chuẩn mực đánh giá: Tập hợp các chính sách, thủ tục hay yêu cầu được xác định là gốc so sánh.

5- Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ, việc trình bầy về sự kiện hay thông tin khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và có thể kiểm tra xác nhận.

6- Phát hiện khi đánh giá: Kết quả của việc xem xét đánh giá, các bằng chứng đánh giá thu thập được so với chuẩn mực đánh giá.

Chú thích: Phát hiện khi đánh giá có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với chuẩn cứ đánh giá hoặc cơ hội cải tiến.

7- Bên được đánh giá: Tổ chức được đánh giá.

8- Chuyên gia đánh giá: Người có năng lực để tiến hành một cuộc đánh giá.

9- Kết luận đánh giá: Đầu ra của một đánh giá cung cấp sau khi xem xét mọi phát hiện khi đánh giá.

PHẦN II

ĐỀ CƯƠNG TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Nội dung trong phần đề cương triển khai dự án trình bày dưới đây nêu rõ các bước thực hiện dự án theo 5 giai đoạn, phân bổ theo tiến trình thời gian, tuy nhiên tại một số thời điểm nhất định, các công việc ở các giai đoạn khác nhau có thể được tiến hành đồng thời nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị tiến hành

1.1- Lập ban chỉ đạo dự án ISO 9000

Lãnh đạo đơn vị ra quyết định chính thức thành lập dự án (đề án) xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của đơn vị (gọi tắt là Ban chỉ đạo dự án ISO 9000) gồm khoảng 5 - 10 người. ban chỉ đạo dự án (đề án) xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của đơn vị có nhiệm vụ: Xem xét hệ thống chất lượng hiện có; Lập kế hoạch chi tiết cho dự án ISO 9000; Trực tiếp hoặc phân công viết các thủ tục, chỉ dẫn công việc, sổ tay chất lượng; đào tạo nhân viên về ISO 9000; Theo dõi việc thực hiện, báo cáo Ban Lãnh đạo; Tổ chức đánh giá nội bộ; Làm việc với các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng hệ thống chất lượng và tổ chức triển khai thực hiện quản lý chất lượng theo đúng  các qui định của các cơ quan chủ quản và các văn bản hướng dẫn của đơn vị.

Thành phần Ban chỉ đạo là các cán bộ chủ chốt trong đơn vị, Ban chỉ đạo dự án sẽ có thể bao gồm các chức danh với chức năng nhiệm vụ sau:

a- Trưởng ban chỉ đạo dự án

Có trách nhiệm cam kết và cung cấp các nguồn lực cần thiết (nhân lực, thời gian, kinh phí...) cho việc triển khai dự án, xem xét và phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình duyệt việc cung cấp kịp thời các nguồn lực này. Trưởng ban là người chịu trách nhiệm chính và quyết định đến sự thành công của dự án. (Trưởng Ban chỉ đạo dự án vì vậy thường là Thủ trưởng đơn vị hoặc Phó thủ trưởng đơn vị ).

b- Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR)

Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người thay mặt Thủ trưởng đơn vị để xử lý tất cả các vấn đề có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng. Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người am hiểu về các hoạt động trong đơn vị, có đầy đủ uy tín, quyền lực để huy động, cổ vũ mọi người tham gia vào việc xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng là người nắm rõ và sâu sát đến từng qui trình, hướng dẫn của hệ thống chất lượng để đảm bảo được tính liên kết giữa các quá trình này.

Đại diện lãnh đạo về chất lượng có các trách nhiệm chủ yếu sau đây (theo 5.5.1- TCVN ISO 9001: 2000):

- Đảm bảo các quá trình cần thiết của Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì.

- Báo cáo Thủ trưởng đơn vị về kết quả hoạt động của hệ thống quả lý chất lượng, về các đề xuất cải tiến hiệu quả của hệ thống.

- Đảm bảo thúc đẩy mọi thành viên trong đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của việc thoả mãn yêu cầu khách hàng.

- Liên hệ với các cơ quan, tổ chức bên ngoài về các vấn đề có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng.

Đại diện lãnh đạo về chất lượng có thể là một thành viên trong Ban Lãnh đạo hoặc một trưởng bộ phận được giao trách nhiệm và được lãnh đạo uỷ quyền điều phối triển khai dự án.

Theo kinh nghiệm thực tế, trong suốt thời gian triển khai dự án QMR cần đầu tư khá nhiều thời gian để dự án thành công, đồng thời cũng cần phải hiểu biết và nắm chắc các yêu cầu của tiêu chuẩn, vì vậy đơn vị cần cân nhắc để đề xuất cán bộ thích hợp.

c- Thư ký thường trực

Làm nhiệm vụ ghi chép các biên bản làm việc, đánh máy các văn bản về hệ thống chất lượng, làm các thông báo, báo cáo trong các cuộc họp, trong các đợt đánh giá chất lượng nội bộ, phôtô và phân phối tài liệu... Thư ký thường trực có chức năng như một điều phối viên dự án. Thứ ký thường trực có thể có 01 đến 2 người.

d- Các thành viên

Là những người tham gia xây dựng các qui định (qui trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn...) để kiểm soát các quá trình, đồng thời sẽ là những người phổ biến, triển khai các qui định này. Thành viên là các cán bộ chủ chốt tại các phòng , dây chuyền, Xí nghiệp sản xuất - kinh doanh nằm trong phạm vi triển khai của dự án.

Tuy nhiên, những đề xuất về thành phần và chức năng nhiệm vụ của các thành viên ban chỉ đạo có thể được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế của đơn vị.

1.2 - Bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR)

Bên cạnh quyết định thành lập Ban chỉ đạo dự án cần có thêm một quyết định về việc bổ nhiệm Đại diện Lãnh đạo về chất lượng. chức năng quyền hạn của Đại diện Lãnh đạo về chất lượng như mô tả ở phần trên. Hai quyết định này cần được chuyển đến các phòng, ban, đơn vị, cá nhân có liên quan để phối hợp thực hợp thực hiện.

1.3- Đánh giá thực trạng

Cán bộ tư vấn tiến hành tìm hiểu và xem xét điều kiện thực tế về nhà xưởng, máy móc thiết bị, hệ thống tài liệu và hoạt động quản lý đơn vị. Trên cơ sở đối chiếu với các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, bên tư vấn lập báo cáo đánh giá thực trạng trong đó đề cập đến thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị và đề xuất, lên kế hoạch các công việc cần triển khai để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.

1.4 Lập kế hoạch thực hiện.

Cán bộ tư vấn xây dựng một kế hoạch tổng thể xây dựng và áp dụng ISO 9001: 2000, kế hoạch này được chuyển cho Ban chỉ đạo ISO đơn vị xem xét góp ý và sau khi đã thống nhất, sẽ trình Thủ trưởng phê duyệt. Nội dung kế hoạch sẽ đề cập đến các vấn đề chung:

- Các bước xây dựng và áp dụng ISO 9000 tại đơn vị (5 bước).

- Nội dung, thời gian, trách nhiệm từng bước thực hiện kế hoạch.

- Các nguồn lực cần thiết.

Kế hoạch tổng thể này sau khi được đơn vị phê duyệt, sẽ  là cơ sở để xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng bước thực hiện. Ví dụ:

Trong giai đoạn xây dựng văn bản sẽ có kế hoạch xây dựng văn bản, trong đó nêu rõ: Tổng số văn bản quản lý chất lượng cần xây dựng cho hệ thống, trách nhiệm và thời gian biên soạn. Tương tự như vậy, các cán bộ tư vấn của Ban tư vấn sẽ từng bước xây dựng và Ban chỉ đạo ISO 9000 của đơn vị sẽ thống nhất, phê duyệt các kế hoạch chi tiết: Kế hoạch triển khai áp dụng, kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ, kế hoạch lựa chọn tổ chức chứng nhận và tiến hành đánh giá chứng nhận.

1.5- Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000

Đào tạo nhận thức chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhằm trang bị cho cán bộ, công nhân viên của đơn vị những kiến thức về quản lý chất lượng, về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 từ đó họ sẽ thấy được trách nhiệm của họ trong việc tạo ra các sản phẩm có chất lượng cũng như ý thức về vai trò của họ trong hệ thống chất lượng. Đối tượng tham dự không hạn chế, những bắt buộc các cán bộ trong Ban chỉ đạo ISO  phải qua khoá đào tạo này.

Tài liệu phục vụ cho khoá đào tạo bao gồm: 1 quyển tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, 1 tài liệu tham khảo do bên tư vấn biên soạn. Các tài liệu này được gửi trước để đơn vị phô tô cho mỗi học viên mỗi người 1 bộ.

Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng:

2.1- Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản

Cán bộ tư vấn sẽ tiến hành một khoá đào tào về cách thức xây dựng hệ thống văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 cho các cán bộ trong Ban chỉ đạo ISO và những cán bộ khác là những người sẽ tham gia vào việc biên soạn hệ thống tài liệu. Mục đích khoá đào tạo này nhằm cung cấp các kiến thức về cấu trúc hệ thống tài liệu, kỹ năng viết và xây dựng các loại tài liệu (chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, qui trình, hướng dẫn công việc, qui định chức năng, nhiệm vụ), cách thức quản lý (biên soạn, phân phối, thu hồi và huỷ bỏ) tài liệu của hệ thống.

Nội dung chi tiết của khoá đoà tạo này được nêu trong phụ lục kèm theo.

2.2- Lập kế hoạch xây dựng văn bản

Trên cơ sở kết quả đánh giá thực trạng tại đơn vị, các chuyên gia bên tư vấn sẽ giúp đơn vị thiết kế cấu trúc hệ thống chất lượng và xây dựng kế hoạch xây dựng văn bản của hệ thống. Nội dung kế hoạch văn bản như đã nêu trong mục 1.3.

2.3- Xây dựng hệ thống văn bản

Căn cứ kế hoạch xây dựng văn bản đã thống nhất, các cán bộ tư vấn sẽ hướng dẫn các cán bộ liên quan trong đơn vị viết từng tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn và theo thiết kế hệ thống đã được thống nhất. Trước mỗi đợt làm việc khoảng 1- 3 tuần, bên tư vấn sẽ gửi chương trình làm việc cụ thể trong đó nói rõ sẽ hướng dẫn những tài liệu nào với ai, trong thời gian bao lâu dựa trên kết quả làm việc của những lần trước đó và tình hình thực tế. Khi làm việc, cán bộ tư vấn sẽ làm việc với từng người, hướng dẫn cụ thể từng tài liệu. Sau khi hướng dẫn sẽ xác định ngày xem xét lại các tài liệu này. Sau mỗi lần làm việc cán bộ tư vấn sẽ lập báo cáo bằng văn bản trình Ban chỉ đạo ISO làm cơ sở kiểm tra và đôn đốc dự án.

Tài liệu nào đã được xem xét, hoàn chỉnh sẽ được kiến nghị để phê duyệt và ban hành ngay, không nhất thiết phải đợi hoàn thành tát cả các tài liệu của toàn hệ thống.

Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng

3.1- Ban hành và phổ biến tài liệu

Sau khi hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của đơn vị đã được hoàn thiện và được cán bộ tư vấn và Ban chỉ đạo ISO của đơn vị nhất trí thông qua, các cán bộ có trách nhiệm viết tài liệu của đơn vị sẽ phổ biến các tài liệu này đến tất cả các cán bộ liên quan trong đơn vị. Việc phổ biến có thể được tiến hành theo một trong các hình thức sau:

- Phổ biến chung trong toàn đơn vị. các cán bộ biên soạn tài liệu là người phổ biến, cán bộ liên quan là người tham gia.

- Từng phòng ban tự phổ biến cho các cán bộ, công nhân trong bộ phận mình.

Mục đích là đảm bảo sự thấu hiểu cần thiết ở các cấp quản lý và cá nhân liên quan về nội dung của các tài liệu.

3.2- Triển khai áp dụng

Ngay sau khi phổ biến, tất cả các phòng, ban, đơn vị trong đơn vị phải triển khai áp dụng theo các qui định trong hệ thống tài liệu, tương ứng với các hoạt động có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị. Trong thời gian này, cán bộ tư vấn sẽ hỗ trợ, hướng dẫn đơn vị cách thức áp dụng và ghi hồ sơ chất lượng, đồng thời ghi nhận những điểm chưa hợp lý và đề xuất biện pháp giải quyết.

3.3- Xem xét và cải tiến hệ thống chất lượng

Trong quá trình áp dụng sẽ có xuất hiện những bất cập cần bổ sung, sửa đổi, hoặc có thể tìm ra những cách thức khác tốt hơn để tiến hành công việc một cách hiệu quả hơn, vì vậy cán bộ tư vấn sẽ phải luôn sát cánh cùng với các cán bộ của đơn vị tiến hành việc ghi nhận những yêu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho hệ thống chất lượng sát với thực tế. Công việc này sẽ được tiến hành liên tục cho đến lúc chứng nhận.

- Giai đoạn 4: Đánh giá chất lượng nội bộ

4.1- Đào tạo đánh gía chất lượng nội bộ

Đánh giá chất lượng nội bộ là một yêu cầu bắt buộc của ISO 9001: 2000, đó là một hoạt động được tiến hành trong khuôn khổ hệ thống quản lý chất lượng nhằm suy trì và cải tiến hệ thống chất lượng. Đánh giá chất lượng là một hoạt động đánh giá có những đặc thù riêng, có những kỹ thuật và phương pháp riêng và được qui định rõ trong các tiêu chuẩn ISO (ISO 9001: 2000) vì vậy, cũng theo yêu cầu của tiêu chuẩn, các cán bộ đánh giá cần phải được đào tạo. Khoá đào tạo đánh giá chất lượng sẽ được tổ chức trong 2 ngày. Đối tượng tham dự là các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO đơn vị và các cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý tại các phòng ban . Tổng số học viên cần thiết phải được đào tạo để trở thành các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ cho đơn vị là từ 05 đến 10 người (tuỳ theo qui mô và phạm vi áp dụng của hệ thống).

Khoá học này sẽ được tổ chức ngay sau khi phổ biến áp dụng hệ thống tài liệu. Tài liệu dùng cho khoá đào tạo này bao gồm: Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, tài liệu tham khảo do bên tư vấn biên soạn, các tài liệu này được gửi trước cho đơn vị để phô tô cho mỗi học viên 1 bộ, cuối khoá học các học viên sẽ phải làm một bài kiểm tra. Chỉ những người thi đạt theo yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ mới được cấp chứng chỉ và có thể tham gia đánh giá chất lượng nội bộ.

4.2- Đánh giá chất lượng nội bộ

Sau khi đưa toàn bộ hệ thống văn bản vào áp dụng được khoảng 1 tháng và sau khi khoá đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ có kết quả, bên tư vấn sẽ phối hợp với các cán bộ đánh giá của đơn vị tiến hành đánh giá hệ thống chất lượng. Việc đánh giá này sẽ phải được tiến hành từ 2 đến 4 lần trước khi chứng nhận chính thức. Lần đánh giá đầu tiên cán bộ đánh giá của  tư vấn sẽ tiến hành là chính, các cán bộ đánh giá của của đơn vị sẽ tham gia để thực tập cách thức đánh giá - đây cũng được xem như là một phần của quá trình đoa tạo chuyên gia đánh giá nội bộ. Những lần đánh giá sau đơn vị sẽ chủ động thực hiện với sự tham gia cố vấn của các chuyên gia bên tư vấn. đơn vị cần phải tổ chức nhuần nhuyễn hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống chất lượng sau này.

4.3 Khắc phục sau đánh giá

Cuối mỗi đợt đánh giá, đoàn đánh giá phải chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cơ sở những hành động khắc phục sẽ dần dần hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng.

4.4- Ban lãnh đạo đơn vị cần tiến hành xem xét định kỳ hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thảo đáng và có hiệu lực. Xem xét của lãnh đạo cần bao quát được những vấn đề sau:

- Kết quả của các cuộc đánh giá chất lượng.

- Phản hồi của khách hàng (đối tác).

- Việc triển khai các qúa trình và sự phù hợp của sản phẩm.

- Việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.

- Các hoạt động triển khai theo nghị quyết của đợt xem xét trước.

- Những thay đổi có ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng.

- Các kiến nghị về cải tiến.

Cho đến trước khi chứng nhận, đơn vị cần phải họp xem xét lãnh đạo ít nhất một lần, bao gồm đầy đủ các nội dung thích hợp nêu trên.

Giai đoạn 5: Chứng nhận hệ thống

5.1- Lựa chọn cơ quan chứng nhận

Lựa chọn cơ quan chứng nhận được tiến hành trước khi đánh giá chứng nhận ít nhất từ 1 đến 2 tháng. Lựa chọn cơ quan chứng nhận gồm thu thập các thông tin liên quan đến cơ quan chứng nhận, làm đơn xin chứng nhận, ký hợp đồng chứng nhận. Bên tư vấn sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến các cơ quan chứng nhận và tư vấn để đơn vị lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp, đồng thời giúp đơn vị làm thủ tục xin đăng ký chứng nhận.

5.2- Đánh giá trước chứng nhận

Sau khi đơn vị lựa chọn cơ quan chứng nhận, nếu cần thiết hoặc theo thoả thuận, cơ quan này sẽ tiến hành đánh giá trước chứng nhận tại đơn vị. Buổi đánh giá này không cấp chứng chỉ, chỉ nhằm thống nhất phạm vi, nội dung đánh giá và năng lực thực tế của đơn vị (có thể gọi là đánh giá sơ bộ hay đánh giá thử).

Trình tự, thủ tục và cách thức đánh giá trước chứng nhận hoàn toàn giống như đánh giá chứng nhận chính thức.

5.3- Chuẩn bị đánh giá chứng nhận

Bên tư vấn sẽ giúp đơn vị hoàn thành các thủ tục giấy tờ với cơ quan chứng nhận. Khắc phục nốt các điểm không phù hợp được phát hiện trong đợt đánh giá trước chứng nhận. Thực hiện tổng vệ sinh trong toàn đơn vị và chuẩn bị sẵn sàng để tiến hành đánh giá chính thức.

5.4- Đánh giá chứng nhận

Sau khi khắc phục xong những tồn tại sau đánh giá thử, đơn vị sẽ thống nhất với cơ quan chứng nhận về thời điểm đánh giá chứng nhận. Đánh giá chứng nhận do cơ quan chứng nhận thực hiện.

Trong quá trình đánh giá chứng nhận, nếu cần thiết bên tư vấn sẽ tham gia với tư cách quan sát viên.

5.5- Khắc phục sau đánh giá

Bên tư vấn sẽ phối hợp với đơn vị khắc phục những sự không phù hợp được phát hiện trong đánh giá chứng nhận và lập báo cáo về kết quả thực hiện các biện pháp khắc phục để gửi tới cơ quan chứng nhận. Sau khi xác nhận các kết quả khắc phục là đã có hiệu lực, cơ quan chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Thông thường, chứng chỉ sẽ được cấp 1 tháng sau khi đánh giá.

5.6- Duy trì và cải tiến

Việc xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2000 chỉ là vẫn đề khởi đầu, điều quan trọng nhất của hệ thống đó là duy trì và cải tiến. Việc duy trì và cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống được ngày càng hoàn thiện và vận hành trơn tru hơn.